Beratungsangebot

Softwareeinführung ProfSys

 

Zu jedem Projekt der Einführung von ProfSys gehört zunächst eine individuelle Organisationsberatung. Zu diesem Termin werden für die einzelnen ProfSys-Module umfangreiche Informationen abgefragt. Dies betrifft z.B. die gesamte Struktur Ihrer Einrichtung, Ihr detailliertes Leistungsangebot, Ihr Pflegekonzept oder Ihr Tarifvertrag für die automatische Zuschlagsberechnung im Dienstplan. Außerdem werden konkrete Umsetzungsalternativen innerhalb der Software ProfSys vorgestellt und ihre jeweiligen Vor- und Nachteile diskutiert. Auf Basis dieser Organisationsberatung erfolgt das Customizing Ihrer Kundenversion, so dass zum ersten Schulungstag alle individuellen Stammdaten und Parameter zur Verfügung stehen. Eine Unterbrechung der Schulung zur nachträglichen Anlage von fehlenden Leistungen, Dienstarten oder Rechnungsformularen ist nicht erforderlich.

 

Beratung & IT-Service

Abrechnungsservice

 

In vielen Unternehmen gibt es für die Abrechnung einen eingearbeiteten und erfahrenen Mitarbeiter. Bei einem kurz- oder auch längerfristigen Ausfall kann IT-Service Töppeln die Abrechnung inkl. der erforderlichen Nebenarbeiten wie Datenträgeraustausch, Lastschrifteinzug, Übergabe in die Finanzbuchhaltung übernehmen.

Auf Wunsch kann der Abrechnungsservice auch komplett für längere Zeiträume oder als ständige Dienstleistung zu günstigen Konditionen übernommen werden.

Anpassung an gesetzliche Anforderungen

 

SEPA-Umstellung, Umstellung auf Abrechnung nach Pflegegraden, Einführung des Strukturmodells mit SIS sind nur einige der Themen der letzten Jahre, die einen erheblichen Aufwand für die Umsetzung in den Einrichtungen bedeutet haben. Mit unserem Beratungsservice und einer zeitnahen Umsetzung in ProfSys konnten unsere Kunden bisher alle Anforderungen erfolgreich bewältigen.

Der Gesetzgeber hat bereits seit längerer Zeit das nächste große Thema angekündigt: GoBD.

 

GoBD

Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Was bedeutet das Gesetz konkret für Sie?

Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb einer kurzen Zeit einen Überblick über Ihre Geschäftsvorfälle verschaffen können. Daraus ergeben sich u. a. folgende Anforderungen:

  • Alle E-Mails müssen GoBD-konform archiviert werden, um geschäftsrelevante Daten herausfiltern zu können. Sobald eine E-Mail auf dem Server eintrifft muss sie archiviert werden.
  • Anschaffung einer geeigneten Archivierungssoftware oder Auslagerung in ein externes Rechenzentrum mit der erforderlichen Infrastruktur
  • Alle elektronischen Dokumente müssen ebenfalls so aufbewahrt werden, dass jede Veränderung, jede neue Version dokumentiert ist.
  • Anschaffung eines DMS (Dokumentenmanagementsystems)
  • Zu jeder Buchung in der Finanzbuchhaltung muss der entsprechende Beleg direkt aufrufbar sein.
  • Prüfung vorhandene Fibu, Update oder Wechsel (z.B. DATEV)
  • Es muss exakt dokumentiert sein, wie, wer und welche Software an den Geschäftsprozessen beteiligt sind. Dazu muss eine so genannte Verfahrensdokumentation vorliegen.
  • Erstellung Verfahrensdokumentation

Fazit:

Speziell die Erstellung der Verfahrensdokumentation ist mit einem erheblichen Aufwand verbunden. In jedem Fall stehen wir Ihnen mit unseren Partnern gern zu allen Punkten beratend zur Verfügung.